Project Steward – административна координация на документи

PROJECT STEward

Project Steward административна координация на инвестиционни проект и документи

Реализирането на един инвестиционен проект в България не приключва с изработването на архитектурните и инженерните проектни части.

Преди одобряването на проекта и издаването на разрешение за строеж документацията преминава през поредица от административни процедури, съгласувания, становища, проверки и допълнения.

В следващия етап – строителство се появява,  също обширен документооборот и комуникация с държавни, общински и други администрации.

В зависимост от вида, предназначението, категорията и местоположението на строежа може да бъде необходимо взаимодействие с общински и районни администрации, експлоатационни дружества, контролни органи и други компетентни институции.

Project Steward е специализирана услуга за административна координация, организиране, входиране, проследяване и получаване на проектната документация, идивидуални договори, становища, скици,  докумени и др. през отделните етапи на инвестиционния процес.

Нашата задача е да осигурим последователност, проследимост и навременна комуникация между възложителя, проектантския екип, консултантите, експлоатационните дружества и административните органи.

Project Steward не продава краен документ с предварително известен обем, а време, физически посещения, организация, проследяване и координация при неизвестен брой забележки.

Защо е необходим Project Steward?

Изходните документи за започване и приключване на инвестиционен проект, оценяването, съгласуването,  одобряването му рядко представлява една-единствена административна процедура. Обикновено се налага документацията да бъде представена последователно пред различни организации, всяка от които има собствени изисквания, образци, такси, срокове и начин на подаване.

Част от документите могат да бъдат подавани електронно, докато други все още изискват физическо представяне на хартиен носител, заверени копия, подписи, печати, пълномощни или комплектуване на проектни папки.

При липса на добра координация могат да възникнат:

• пропуски в административния комплект;
• подаване на неактуална версия на проекта;
• липсващи подписи, удостоверения или декларации;
• несъответствие между отделните проектни части;
• пропуснати указания или писма от администрацията;
• забавяне при предаването на забележки към проектантите;
• повторно входиране на документацията;
• загуба на време за възложителя и проектантския екип;
• затруднено проследяване на преписки, входящи номера и административни срокове.

Project Steward може да бъде ангажиран в различни етапи от  цялостната организация на процеса и служи като специфична административна връзка между всички участници.

Какво може да включва услугата?

Универсална последователност

Независимо, че всяко инвестиционо намерение е различно и следва индивидуална последователност в набавянето на документация, има нормативно установени документи които предхождат всяко проектиране, изискват активна техническа-куриерска активност за подавне и получаване на изходни документи и данни за проектиране.

Не винаги вашия архитект или проектантко бюро ще поемат ангажимента да подадат, проследят и получат съответния документ, а ангажираността на възложителите и инвеститорите не им позволява дългосрочното взаимодействие със експлоатационни дружества, съгласувателни органи, общински и държавни администрации и др. Важно уточнение което правим, е че цялато експертна и проектантска работа се извършва от специалистите и фирмата на която сте поверили вашия бъдещ проект.Предлаганата услуга няма характер на лобистко взаимодействие със съответната институция и не гарантира получавне на заявения документ.

Пример: Вие сте индивидуален инвеститор, вашият архитект е изготвил „мотивирано предложение“ за Виза за проектиране по чл140, ал.3.от ЗУТ. Вие сте събрали всичките, около 10 документа и трябва да отделите време да подадете Заявление  в общинската администрация, а  след изтичане на административния срок, да получите Визата . Тази дейност можете да ни възложите на нас.

Пример: Вие сте архитектурно бюро, но екипът от ваши проектанти и специалисти няма време да подава и получава изтотвени документи за изходни данни или изработена проектна документация на експлоатационни, съгласувателни, одобряващи и други органи.

1. Първоначален преглед на документацията

В началото по ваше съображение можем да извършваме административен преглед на предоставените документи и установяваме на какъв етап се намира проектът.

Прегледът може да обхваща:

• документи за собственост и право на строеж;
• актуални скици или схеми на имота;
• виза за проектиране;
• действащ подробен устройствен план;
• разрешителни, становища и изходни данни;
• технически условия от експлоатационните дружества;
• наличните части на инвестиционния проект;
• документи, свързани с категорията и предназначението на строежа;
• доклади, оценки, обследвания и сертификати;
• пълномощни, декларации и други административни приложения.
• много други

Този преглед има организационен, а не експертен  характер и цели да установи дали документацията е комплектувана за предстоящото подаване.

2. Изготвяне на административна пътна карта

За всеки проект се определя индивидуална последователност на действията. Не всички строежи преминават през едни и същи институции и процедури.

Това през какви инстанции и какви документи ще бъдат подавани и получавани ще реши проектантския екип с който сте в договорни отношения.

По желание на възложителя , но без да се намесваме в експертната и оперативната работа на проектанти, строители и консултанти  можем да изготвим предварителна административна пътна карта, която може да съдържа:

• необходимите процедури;
• компетентните институции и дружества;
• документите, необходими за всяко подаване;
• зависимостите между отделните процедури;
• ориентировъчните административни срокове;
• отговорните участници;
• необходимостта от допълнителни становища или специалисти;
• последователността на входиране и получаване на документите.

По този начин възложителят разполага с ясна представа какво предстои и какви действия трябва да бъдат извършени.

3. Комплектоване и подготовка за входиране

Съдействаме за административното комплектуване на проектната документация съобразно изискванията на съответния орган или експлоатационно дружество.

Дейностите могат да включват:

• подреждане на необходимите документи;
• проверка за наличието на изискуемите приложения;
• проверка за подписи, печати и идентификация на проектните части;
• проследяване на актуалните версии на документацията;
• подготовка и попълване на заявления;
• подготовка на придружителни писма;
• организиране на копия и комплекти;
• координация за получаване на декларации и пълномощни;
• предварително уточняване на начина на подаване;
• организация на електронно или физическо входиране.

Project Steward не заменя проектантите, консултантите и други участници в инвестиционния процес и не извършва техническа корекция на проектните части. Когато бъде установена липса или е получена техническа забележка, тя се предава на възложителя или на съответния правоспособен проектант или консултант.

Координация с институции и експлоатационни дружества

В зависимост от конкретния проект услугата може да включва взаимодействие със:

• общински и районни администрации;
• главния архитект и звената по устройство на територията;
• Агенцията по геодезия, картография и кадастър;
• електроразпределителни дружества;
• ВиК оператори;
• топлофикационни и газоразпределителни дружества;
• телекомуникационни оператори;
• органите за пожарна безопасност и защита на населението;
• регионални здравни инспекции;
• регионални инспекции по околната среда и водите;
• басейнови дирекции;
• Агенция „Пътна инфраструктура“ и общинските пътни администрации;
• Националния институт за недвижимо културно наследство и Министерството на културата;
• земеделски и горски администрации;
• улично осветление
• лицензирани консултанти и органи за оценяване на съответствието;
• други специализирани институции, определени според характеристиките на строежа.

Изброяването е ориентировъчно. Конкретните органи и процедури се определят индивидуално според местоположението, предназначението и спецификата на инвестиционното намерение.

Входиране и проследяване на преписките

След подготовката на необходимия комплект организираме подаването на документацията по реда, определен от съответната институция.

При възлагане/договор и наличие на необходимото пълномощно можем да съдействаме за:

• физическо или електронно подаване;
• получаване и регистриране на входящ номер;
• проследяване движението на преписката;
• проверка на нейния административен статус;
• получаване на писма, указания и искания за допълване;
• своевременно информиране на възложителя;
• предаване на забележките към проектантския екип;
• организация на коригираните документи;
• повторно входиране или допълване;
• получаване на издадените становища и съгласувателни документи.

За всяка процедура се поддържа информация за датата на подаване, входящия номер, получения отговор и следващото необходимо действие.Не носим отговорност за качеството на представената документация и еветуална забава или откази на съответната администрация да приеме, придвижи или издаде искания документ.

Координация при забележки и допълване

При разглеждане на документацията административните органи или експлоатационните дружества могат да поискат допълнителни документи, пояснения или корекции.

В тези случаи Project Steward:

1. Получава и регистрира забележките.
2. Установява към кой участник или проектна част се отнасят.
3. Предава ги на възложителя и съответния проектант.
4. Проследява подготовката на необходимото допълнение.
5. Организира, ако е предвиден в договора новия комплект документи.
6. Входира допълнението в установения срок.
7. Продължава проследяването на преписката.

Тази организация намалява риска важни указания да останат без отговор или коригираните документи да бъдат представени в неподходящ вид.Важно е да се знае, че необходимостта от корекция на дадна документация в много случаи се изпраща в писмен вид до възложителя, с необходимост той да уведоми проектанти или лицата от който зависи корекцията.В този случай не носим отговорност за сроковете по придвижване на целия проект, ако след корекция повторното внасяне на документация, не е насочено към нас

Координация с възложителя и проектантския екип

Една от основните функции на Project Steward е да поддържа работеща комуникация между административните органи и възложителя, а в специфични случаи и проектантски екип, строителни органиазции и др.

В зависимост от проекта координацията може да включва архитекти, инженери-конструктори, електроинженери, ВиК проектанти, специалисти по отопление, вентилация и климатизация, геодезисти, геолози, ландшафтни архитекти, инженери по транспорт и комуникации, експерти по пожарна безопасност, енергийна ефективност и други проектни части.

Project Steward следи коя версия на документацията е актуална, към кого е насочена всяка забележка и кога коригираният документ е предоставен за повторно подаване само, ако имаме договореност да проследяваме и допълнително внесена документация, когато същата не е била насочена за внасяне от нас.

Какво получава възложителят?

Според договорения обхват възложителят може да получава:

• индивидуална административна пътна карта;
• списък с необходимите документи;
• регистър на подадените преписки;
• информация за входящи номера и дати;
• периодични справки за текущия статус;
• регистър на получените указания и забележки;
• организация на корекциите и повторното подаване;
• електронен архив на получените документи;
• комплект с финалните становища и административни актове;
• отчет за извършените действия.

Това осигурява проследимост и позволява на възложителя да знае във всеки момент какво е извършено, какво се очаква и коя е следващата стъпка.

Граници на услугата и отговорността

Project Steward е услуга за административна и куриерска организационна координация. Тя не замества дейността и професионалната отговорност на проектантите, лицата, извършващи оценяване на съответствието, инвеститорски контрол, строителния надзор или компетентните административни органи.

Отговорност за проектната документация

За правилното техническо решение, нормативното съответствие и качеството на отделните проектни части отговорност носят техните правоспособни проектанти и съответните участници в инвестиционния процес.

Project Steward не може:

• да изменя самостоятелно проектни решения;
• да подписва вместо проектант;
• да гарантира одобрение на технически непълен или нормативно несъответстващ проект;
• да поема професионалната отговорност на архитектите и инженерите;
• да замества оценката на компетентния административен орган.

Когато бъде установена техническа липса или несъответствие, съдействаме забележката да достигне своевременно до съответния специалист и проследяваме административното представяне на коригираната документация.

Административни срокове

Административните органи и експлоатационните дружества работят със законови, нормативни или вътрешно определени срокове. На практика е възможно разглеждането на дадена преписка да продължи по-дълго поради натовареност, вътрешни проверки, необходимост от допълнително становище или други обстоятелства извън контрола на изпълнителя.

Project Steward проследява преписките, извършва допустимите справки и напомняния и информира възложителя за установеното забавяне. Услугата обаче не може да гарантира спазването на срока от съответната администрация.

Не носим отговорност за забавяне, причинено от административен орган, експлоатационно дружество или друга трета страна, когато необходимите действия от наша страна са извършени своевременно и документите са надлежно подадени.

Не носим отговорност и за забавяне, произтичащо от:

• непълна или неточна проектна документация;
• необходимост от преработване на проектна част;
• забавено предоставяне на документи от възложителя;
• забавена реакция на проектант или външен специалист;
• промяна в инвестиционното намерение;
• промяна в приложимите изисквания;
• необходимост от провеждане на допълнителна процедура;
• обжалване или спор за собственост;
• действия или бездействия на други участници.

За кого е подходяща услугата?

Project Steward е подходящ за:

• инвеститори и възложители;
• строителни компании;
• проектантски бюра;
• архитекти и инженерни екипи;
• собственици на поземлени имоти;
• дружества, които планират изграждане или преустройство на обекти;
• чуждестранни инвеститори;
• собственици, които не разполагат с време или опит за проследяване на административните процедури;
• компании без собствен служител за административна координация на проектите.
• експлоатационни дружества, които изработват проекта докуметация с необходимост от многобройни съгласувания.
• надзорни фирми, които по договор снабдяват възложители и инвеститори с необходима документация.

Услугата може да бъде възложена за целия административен процес или само за конкретна процедура, институция или етап.

Каква е ползата за клиента?

Спестено време

Възложителят и проектантите не е необходимо да отделят значителна част от работния си ден за подаване, получаване и проследяване на документи.

Единна координационна точка

Информацията за движението на проекта се организира и проследява от едно отговорно лице.

По-добра проследимост

Входящите номера, сроковете, становищата, забележките и следващите действия се регистрират и комуникират своевременно.

Намален риск от административни пропуски

Следи се дали са изпълнени необходимите формални действия и дали документацията е насочена към правилната институция.

Освободен ресурс за основната дейност

Инвеститорите, проектантите и строителните компании могат да насочат времето и експертизата си към същинската работа по проекта.

По-ясна комуникация

Възложителят получава актуална информация какво е изпълнено, какво предстои и от кого се очаква следващо действие.

Нашият подход

Работим с внимание към всеки документ, срок и участник в процеса. Поддържаме ясна комуникация и предоставяме реалистична информация за текущото състояние на документа или преписката.

Нашият подход се основава на:

• предварително определен обхват;
• ясна последователност на действията;
• проследимост на всяко подаване;
• своевременно предаване на получените указания;
• координация между специалистите;
• прозрачност към възложителя;
• документално отчитане на извършените дейности.

Това не е обичайна куриерска услуга. Дейността включва познаване на административния процес, добра организация, работа с документация, проследяване на срокове и координация между възложители и институции.

Ясно разграничение на отговорностите

Project Steward носи отговорност за навременното куриерско придвижване и административната координация с оглед своевременното изпълнение на възложените действия.

Услугата не включва изработване, коригиране или удостоверяване на проектантски решения и не замества работата на проектантите, консултантите, оценяващи съответствието, строителния надзор или други правоспособни специалисти.

Всеки проектант носи професионална отговорност за разработената от него проектна част, за нейната пълнота, точност и съответствие с приложимите нормативни изисквания. Всеки възложител или негов контрагент, носят отговорност за съдържанието на документацията която ни предават в границите на своите законови и договорни задължения.

Project Steward може да установи липсата на документ или формално изисквано приложение, но не извършва техническа експертиза на проектантското съдържание, строителното решение или друго, освен ако такава услуга не е възложена отделно на съответния правоспособен специалист.

Когато администрация или експлоатационно дружество върне документацията с технически забележки, Project Steward:

• регистрира и предава забележките;
• уведомява възложителя и съответния проектант;
• проследява подготовката на коригираните документи;
• организира повторното им подаване.

Отстраняването на техническите и проектантските несъответствия е отговорност на компетентните проектанти и специалисти.

Окончателното становище, съгласуване или одобрение се извършва единствено от съответния компетентен орган. Поради това услугата не представлява и не може да бъде обещание или гаранция за положително административно решение.

Вие създавате проекта. Ние организираме неговото куриерско  придвижване. Вие се нуждаете от идивидуален документ. Действаме с ваше упълномощаване.

ВАЖНО!

Предлаганата услуга няма характер на лобистко взаимодействие със съответната институция и не гарантира получавне на заявения документ. Възложители и инвеститори си запазват възможността да комуникират директно с административните органи, при възникнали проблеми относно срокове, съдържание или друго касаещо заявената услуга.

 

 

Свържете се с нас за първоначален преглед на документацията и изготвяне на индивидуалена оферта за административна координация на Вашия инвестиционен проект.

Услугата се предлага за имоти на територията на гр.София